谈政府办公自动化推进方面的一点体会

广州市海珠区龙骧大街  刘金鹏

办公自动化是电子政府建设的基础，其主要目标是实现办理公务的科学化、系统化、自动化。办公自动化系统的推进是一个复杂的系统工程，既要实事求是的提出问题，面对应用、量力而行、把事情办实，又要把握时代的特征、跟上时代的步伐、树立加快推进的紧迫感，既要借助行政手段，建立相应的行政推进组织构架；又要借助基层技术力量，建立相应的基层技术服务骨干队伍；既要有长期观念，全盘考虑，分步推进；又要有轻重缓急，找准重点全力突破，以点带面。下面结合广州市海珠区的实际，谈谈我们在全区办公自动化推进方面的一点体会。

一、成立推进小组加大行政推进力度

随着我区基于光纤主干网络的目趋完整，办公自动化软件初级版的基本定型，办公自动化应用的推进工作就显得非常紧迫。经过讨论，区信息中心的同志一致认为，要推进此项工作，首先要成立推进小组，并且推进小组由分管此项工作的区领导、局领导、区委办领导、区府办领导、软件开发单位负责人、区信息中心领导及两办秘书科和督办科的负责人组成。其目的是加大行政力度，通过两办的名义下文来要求各单位按规定使用办公自动化系统接收和回复指定类型的公文和文档，并将其列入党、政办公室系统优秀单位与考核指标及区信息化工作先进单位考核指标之一。由区委办、区政府办和区信息中心共同对各单位机关办公自动化系统的使用情况进行监督、检查和考评。

二、按轻重缓急，分解推进任务

办公自动化的推进工作好比弹钢琴，如果十个指头一起弹，一定弹不出好的曲子来，要想弹出好的曲子一定有轻、有重。因此对推进工作的分解就基于这样一种思想，我们先把最容易使用、最常使用和最易被办公人员接受的三个功能模块：“邮件、通知、公文流转”做为我区第一步要完善开发的模块和首推的内容，第二步再完善和推进具有各部门特点的业务应用模块，第三步再推进具有跨部门协作的功能模块，第四步再推进具有专家咨询和决策支持的功能模块。

三、强调制度建设，为办公自动化推进提供保障

我们常说没有规矩不成方圆，在政府的办公自动化推进中，制度建设非常关键，要用好办公自动化系统非常需要有一个制度来规定办公人员在计算机网络环境下怎样操作系统、怎样处理公文、什么时间启动办公自动化系统来定时接收公文、怎样安全操作等。海珠区信息中心结合区的实际，相继出台了《区办公自动化系统公文处理规定》、收发公文的时间、答复公文的时限、操作员安全操作规范和系统管理员安全操作规范等，为政府办公自动化的推进提供了保障措施。

四、抓住核心部门，进行重点培训

人是办公自动化推进工作的要素之一，因为办公自动化应用的好坏取决于办公人员对计算机应用知识的掌握情况，取决于办公人员有没有养成网上办公的良好习惯，要做到这一点必须加大培训。但怎样培训又是其关键，结合我区的具体情况以及我们首推的内容（邮件、通知和公文流转），我们首先从各单位办公室主任开始培训，因为收文管理、发文管理是办公室的职责，能否顺利推进“邮件、通知、公文流传”这几个功能模块的关键在于办公室，抓住重点从办公室主任开始培训是正确的选择。从目前的情况来看，效果良好。在开展重点培训的同时，我们也开始了分散培训，对一些不太容易集中到一起来的单位进行单独培训，总之我们培训的模式是集中与分散相结合的方式，在结合中突出重点。

五、培养一批技术骨干队伍，为推进后的维护打好基础

区的信息中心编制有6个，区的各部、委、办、局，街有五十多个并且分布在92平方公里之内，靠信息中心的6个人是难以完成维护工作的。我们知道办公自动化应用后的维护又是整个推进环节的重要一环，对应用后听出现的一些机器故障或由于操作人员误操作带来的一些故障不能及时处理关系到推进工作的开展，关系到使用人员对应用软件的信心，要解决这一问题必须培养一支具有一定维护技能的技术支持队伍，至少要为各单位培养一名维护人员以配合完成自动化系统推进后的维护工作。本着这样一种指导思想，在信息中心的推荐和培训下，我区各街的信息化骨干技术队伍已建立，并承担了各街信息网络的维护，减轻了区信息中心的负担，收到了良好的效果。

六、初期采用“双轨制”过度

在网上公文收发的初期阶段，我们采用“双轨制”，也就是说在使用办公自动化系统收发文的同时也下发纸质公文。当办公人员基本掌握了此项技术后不再下发纸质公文。过渡时间我们定为一个月。全区实施时间如下：

5月1日起，各街道党政办正式通过办公自动化系统接收公文。

6月1日起，各局、部、委、办和直属单位正式通过办公自动化系统接收公文。

7月1日起，区内所有单位全面通过办公自动化系统接收公文，不再以纸质文档下发（特殊情况和不适宜通过网络传送的公文除外）。

海珠区办公自动化的推进工作正按照预定的计划进行，海珠区信息化建设进入了快速发展的新阶段，我们相信在区委、区政府的领导下，一定会以全新的电子手段创新和规范海珠区政府的行政行为，为我区迎接入市后的挑战打下良好的基础。

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