我从事档案工作的回顾与体会

重庆市 曾朝莲

　我校综合档案室成立已有三十多年的历史，也是我从事档案工作的三十多年。从1960年起，一直是由我一人承担档案室的全部工作，同时兼任机要秘书与保密工作。三十多年来，我一直担任中专学校和地区档案工作协作组组长。
　　三十多年来，从学校档案室的建立，积存档案的整理，到制度的建立健全，档案工作的发展、提高，都体现了党的领导与关怀，也倾注了我全部的心血。"文革"前，我校这三项工作，一直是重庆市中专学校系统的先进单位，多次受到重庆市中专党委、市教育党委的表扬，并在我校开过档案工作现场会。"文革"后的1977-1989年，我校档案工作连续十三年被评为重庆市卫生系统、重庆市的先进单位。保密工作也多次评为重庆市的先进单位，1986年推荐为省的先进单位。1989年重庆市卫生系统在我校召开了"档案、保密、机要"等三项工作经验交流现场会，并指定我向大会作此三项工作的体会发言，受到市委档案部门、市卫生局党组领导的肯定与表扬。我本人于一九八二年被评为重庆市的档案工作与保密工作先进个人。
　　一、简要回顾
　　在这三十多年中，随着学校发展、变化、我的档案工作史，可以分为三个发展阶段：
　　第一阶段(1960一1962年)：起步。我于1960年毕业于重庆护士学校，留校在党办工作。于1960年3保送原西南师范学院教育系学习。由于工作需要，只读了一年，便抽回学校。从此开始了我的档案工作与机要秘书工作的生涯。
这一阶段，在党的领导下，由我一人筹建学校档案室和整理了建国后学校十年的积存档案，并拟定了有关制度。在重庆市中专学校系统评比中，我校被列为第一类档案室。
　　第二阶段(1963-1984)：合併。重庆护士学校与重庆医专校合併，成立重庆卫生学校。
　　这期间，我除了管理原重庆护士学校的全部档案，还接管了重庆医专校的全部档案，同时建立和增加了重庆卫生学校的全部档案。
　　由于学校的合併，学校规模的扩大，师生人数的增加，档案工作的任务也相应地增加了，我校档案室的工作量比过去更加繁重了，但是档案工作仍然是我一人承担。
　　这阶段经历了"文革"前后的二十二个春秋，学校档案门类和库藏量有了较大增加，案卷质量有所提高，为教学、科研、党政工作提供了充分的利用。这个阶段，也是我从事档案工作以来的一个重要阶段。
　　第三阶段(1985--现在)：发展。这个时期，重庆卫生学校由一所中专学校上升为成人高校--重庆职工医学院。这时，学校的档案增加到四个全宗档案。档案数量由原来的1800多卷增加到3000多卷，档案工作量也再次增加。可档案室的工作仍然由我一人负责承担。
　　从1985年重庆职工医学院诞生至1989年，我所担任的档案工作、保密工作、机要秘书工作，又连续五年分别被评为重庆市卫生系统、重庆市、四川省的先进单位。1991年11月重庆市卫生局档案、保密检查小组，对我校的这两项工作进行了抽查，再次受到上级领导及同志们的好评。
　　1986年4月重庆市卫生局党组文件，同年8月中共重庆市委第十三期工作简报，对我的工作给予了肯定与表扬。
三十多年来，我校档案工作，经历了从起步，合併、"文革"的中断、"文革"后的恢复、充实、发展的历程。我个人从事档案工作在认识上，也经历了由不认识--认识--再认识的过程；由不知--知知甚少--知知较多的过程；由不熟悉到比较熟悉的过程。
　　二、几点体会
　　三十多年的档案工作实践，有如下体会：
　　(一)争取党组织的支持和领导的重视，是做好档案工作的根本保证。
　　高等学校的档案工作，是高等学校工作的一个组成部分。它涉及面广，工作量大。要使档案工作与学校工作协调发展，除了专职档案干部的勤奋努力外，领导重视是关键。作为档案干部，我深深体会到，要想取得领导的重视与支持，必须做到以下几点：一是必须努力工作，做出成绩，以取得领导和同志们的了解与信任。二要主动向领导请示汇报，宣传《档案法》，档案工作的方针政策，及其重要性，使更多的人了解这项工作的性质、任务和作用。三是争取领导的重视，决不能依赖领导重视，更不能等待领导来重视。责任感和自觉性是做好本职工作的内在条件。因此，在工作中发挥主动性，积极努力，刻苦、自觉地工作。四是做好档案的利用工作，提高档案工作的利用率来取得领导的重视与支持，让档案充分发挥作用，赋予死材料以生命力。多年来，在我校教学、科研、落实政策、职称评定、工资调整、转正定级、学校建设，房屋维修，编史修志工作中，档案材料的大量利用，使更多的领导和同志们认识到档案的重要性和各项工作利用档案的必要性，从而，使各级领导更加重视和支持这项工作，
　　（二）档案工作者要有甘当"老黄牛"和无私奉献的精神。
　　这是一个档案干部必须具备的基本素质，也是搞好档案工作的首要条件。
　　1、边干边学、知难而上。1960年我刚参加工作不久，即碰到整理积存档案的任务。当时档案知识很贫乏，整理任务又繁重，是上还是下？是学好了干，还是边干边学，在干中求学，我遵循毛泽东同志"从战争中学习战争"的教导，边干边学。
　　我接受党组织交给的重任以后，采取集中力量打歼灭战的方法，以我为主，组织了三至四人，每天加班加点，甚至通宵达旦，竭尽全力工作，尽管神衰体弱，面目憔悴，也绝不叫苦，不叫累，不计个人得失。经过短短四十多天的努力，整理积存了十年(1949-1959年)的档案487卷(其中永久317卷、长期l28卷，短期42卷)。这个期间，我还兼管了人事干部档案一百多卷。建立起了学校的联合档案室，并拟定了有关制度。地区协作组来校检查、验收，我校名列前茅，受到各兄弟学校的好评和赞扬。1961年参加重庆市中专学校评比，我校评为第一类档案室。
　　在此期间，从档案工作实践中，吸收了不少自己所缺乏的档案专业知识。
　　2、任劳任怨，勇挑重担。三十多年来，我一直承担文书档案、技术档案、机要秘书、保密工作等多项工作任务。这些工作，在同类兄弟院校中，是由3-4名专职干部担任的。我在此期间，还先后兼过组织干事、人事干事、保卫干事等多种职务。这使我长期处于超负荷工作状态，加之体弱多病，身体感到不支，思想曾一度波动过，想"归队"搞业务。但又想到自己从事的工作是党的工作，搞不搞是对一个共产党员的考验。因此，三十多年来，始终未向组织提出过任何一个要求。工作多、时间紧、怎么办？我就加班加点，以延长工作时间，别人下了班，我还要多干l一2小时，有时为写总结、计划、报告、简报，就开夜车，拉通宵；寒暑假我也利用起来，兼搞部分工作，整理档案，修改制度，从未休息过一个完整的假期。就连生病住院、下乡"社教"所耽误的工作，也从未找人替代，仍由自己挤出时间补上，这已成为我的工作习惯"自己的事情应该由自己来完成"。
　　（三）遵章守纪、坚持原则、依法治档。
　　三十多年来，我一直把遵章守纪、坚持原则、依法治档，作为自己工作的座右铭。
　　根据《档案法》精神，按照档案工作的性质、档案管理原则、方法，再根据上级党委的指示，结合学校具体情况，我对学校各个阶段的档案工作进行了整章建制，先后建立健全了档案管理的各项规章制度。计有：(1)档案工作细则；(2)档案资料借阅办法；(3)文书档案借阅制度；(4)机密文件阅览室制度；(5)文书档案立卷归档制度；(6)文书档案与技术档案保管期限表；(7)文书档案的归档范围与保管期限；(8)不该归档文件，资料销毁处理意见；(9)档案库房管理制度；(10)档案室防火公约；(11)档案干部职责；(12)档案干部保密制度；(13)会计档案工作细则；(14)机密文件收发制度；(15)机密文件借阅制度。另外还有与档案相关的保密工作制度多个。
　　上述制度，在实践中经过反复多次修改，更加健全，更加完善，切实可行，工作方便。制度一经建立，我坚决按规定照章办事，凡不符合《档案法》和制度要求的，坚决抵制，凡属规定范围允许的，我一定照办，并一定办好。因此，三十多年来，在制度的有力保证下，我校每年的档案任务，都作到了年初有计划，年终有总结，平时有布置，定期有检查。基本上都按计划要求按时保质完成。三十多年来，没有丢失过一个档案和一份文件。
　　（四）学好业务，争取成为档案工作的行家里手。
　　三十多年来，在繁忙的工作中，我发扬了"钉子"精神，刻苦钻研了档案工作业务，认真学习了《档案管理学》、《档案技术管理学》、《档案保护技术学》、《文书学基础知识》、《档案学基础知识》、《中国档案史》、《文献编纂学》、《档案文献编纂学》等多种有关专著，以及档案工作业务刊物多种。并多次参加过省、市档案培训班学习。同时虚心向兄弟单位同行学习，使自己从一个档案战线上的新兵，逐步变成一个熟悉业务的行家里手。
在党组织领导下，我运用所掌握的档案工作知识和技术，搞好档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，取得了较显著的成绩。
　　1、全面地收集档案材料：
　　材料的收集，是档案工作的起点。材料收集的齐全，是保证案卷质量的关键，是充分利用的保证。
　　我把档案材料的收集，作为档案工作的重要一环来抓。凡是工作中形成任何材料，决不放过，采取了定期与不定期的收集，平时重点收集，配合一年四次的保密检查大收集。
　　我在收集材料中，不仅收集帐内文件，更注意收集帐外文件。具体作法：一是主动上门，到有关科室、部门，提出要求，督促他们收集。二是主动到领导手中去索取。三是指导内勤文书人员收集、立卷、整理。四是动员老教师、老职工，将私人保存的文件材料与科技资料交出。五是补漏。请有关科室补制、补交必要的材料归档。六是请领导出面动员，向全校教职工讲解《档案法》关于材料的规定及其意义，使之提高认识主动交出个人手中的材料。七是外出开会者，先交材料后报帐。
　　通过以上努力，我校档案材料的收集比较齐全，案卷质量比较符合要求，检查验收受到好评。
　　2、科学地、系统地整理档案
　　整理档案工作，是提供利用的前提条件，是整个工作的重要基础工作，我们学校经历了中专变大专、大专变中专、中专又变大专的反复交替变化过程，材料多而杂，任务大而重，给档案整理工作造成极大困难。
　　我的作法是：(1)本着最大限度地保持文件之间的历史联系和便利保管的原则，对档案进行整理。(2)根据我校变迁的具体情况，分别按单位全宗进行整理档案。例如原重庆医专校为第一全宗，原重庆护士学校为第二全宗，原重庆卫生学校为第三全宗，现在的重庆职工医学院为第四全宗。(3)采用以年代为单位，按组织机构分类，结合问题立卷，归档的方法。真正做到区分全宗正确，归档准确，组卷合理、科学，案卷标题简明确切，文件排列条理，前后有序，目录备考填写清晰，装订整齐、美观，封面书写工整、大方，案卷排列条理系统，卷皮规格、用纸统一。
　　3、严格地进行档案的鉴定：
　　为区分档案的"玉"和"石"，便于利用和保管，根据档案鉴定原则和标准，我对学校l949-1978年的库藏一千多卷档案进行了初步鉴定。从历史唯物主义的观点出发，用全面的、历史的观点去认识和估价档案对社会主义事业和学校各项工作的价值，同时还从文件、档案的多少、产生的时间、本身的价值，以及档案管理的齐全程度等等方面来决定他的留存。逐年、逐卷、逐件地审查，可留，可不留的，一定留；可毁，可不毁的，决不毁。总之，本着"处理从宽"的原则，正确区分"玉"和"石"，尽量保留有价值的历史材料。。
　　在鉴定工作中，我严肃、慎重地对待每一份材料，拿不稳的问题，及时请示汇报，决不轻率用事，自作主张。例如，1982年档案鉴定中，遇到1957年。"反右"材料和"文革"中的文书材料，是否留存的问题，我与个别领导的看法有分歧。当时领导认为"这两部分材料均为错误的整人材料，应销毁"。而我的看法是：其一，从档案本身的价值和要求来看，凡装入个人人事档案的这两类材料应抽出销毁，而这两类材料的文书档案，则不该销毁。因为，当时的材料，是当时历史的写照，它反映了一个阶段的历史。要了解那个时代的真相，就必须审视当时留下的档案，以求恢复历史的本来面目，为纠正冤假错案提供可靠的佐证；其二，历史的本身就包括正反两个侧面，没有错误的历史，又怎么能鉴别出正确历史的一面，所以正反两方面的材料都应保留；其三，作为错误材料的这部分，只能作历史资料保存，不再作为整人的依据。为了正确处理好与领导的分歧，我将情况向市委档案处、市档案局有关领导作了汇报。他们同意我的看法，支持我的意见，我将上级领导的意见作了个笔录，请学校领导参阅，学校领导接受了上级党组织的意见，改变了看法。这部分材料，终于作为历史资料而保存了下来，在后来编史修志、落实政策中发挥了很大作用。
　　鉴定工作的同时，我还对于纸张老化，宇迹模糊，颜色退变的材料，进行了维护、修补、表糊、填写等技术处理，使之延长寿命，更好利用。
　　（五）全心全意为档案的利用服务。
　　充分发挥档案资料的价值使用。是档案管理的最终目的。做好档案的统计，熟悉档案，摸清家底，了解客观需要，坚定服务思想，坚持保密原则，是做好档案利用的有力保证。
　　我校历史长、变化多，历次政治运动处理的师生多，遗留问题多，故档案查阅也较多。我基本做到了有问必查，随查随调，百查不厌，充分发挥档案的利用价值。
　　通过查阅教学、党政、基建、照片、设备、会计等各类档案，为学校教学、科研、学生学籍、生产实习、职称评定、调资升级、转正定级、学校建设、落实政策、编史修志等工作，提供了极大方便，解决了不少疑难问题。
　　1、通过查档，纠正冤假错案。
　　通过大批档案的查阅，使学校纠正了几十个教师与学生的冤假错案。受到领导、落实政策办公室同志，以及受害师生的好评。他们说："学校档案保管得好，否则到哪儿去找这些材料"？"我们学校的档案保管得全些，节省了很多外出费用和人力、物力"；"感谢学校保存了我们的材料，所以才这么快就澄清了"。
　　2、利用教学科技档案，解决了职称评定问题。在职称评定中，许多老教师的教学计划、任课学时早已遗失，为证实和解决这些问题，查阅了近百卷教学档案，终于解决了问题，使他们得以晋升了职称。其中副教授17人、讲师33人、助教28人；医务人员中高级职称15人，中级职称36人，初级职称135人。
　　3、通过查阅大量的基建档案，解决了学校及二十几年来未得解决的土地问题及安装天燃气管理等问题，为学校节省了经费一万多元。领导深有体会地说："这些档案材料的确重要呀！要不是红线图出来说话，我们很难解决这一问题�"
　　4、通过查档，解决了学生学籍问题。这类问题来人来函的最多，每年都要查阅大批学籍档案。1983年，一位五十多岁的转业军人陈××同志，辗转南北数千里，从市内到市外，从地方到军区，亲自走访查证，都无法证实他是原川东军区卫校的学生。他找到我校，请求查证解决，我校仅有部分原川东军区卫校档案，反复多次查找，都无法证实。我想到了照片档案，通过查阅，发现在1950年军人毕业生中，有二十几岁的陈××同志，证实了他讲的实情，学校为他开了学籍证明，他激动地说："真没想到您们把照片保存得这么好，并整理成了档案。要不然，我别想解决这个问题了！"为此，解决了他的职称、工资问题。他多次来校表示感谢。
　　5、近年来，为解决编史修志，我提供了三千多卷次各时期各类档案，解决了不少问题，校志办写出了学校四十年(1950--l990)的大事记一本、校史一件、典型人物史三个。校志办的同志反映："我们学校的档案比外单位保管得好，材料齐全，否则，要跑很多路去查"。
　　上述情况，是我从事档案工作三十几年的简单回顾。作为体会是很肤浅的，还有许多问题需要加深认识，加强学习，以更新业务知识，提高工作质量。为建设具有中国特色的档案事业而奋斗到底。

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